В современном информационном мире скорость и быстрота получения и обработки информации считается залогом успеха. Раньше, еще каких-то 20 лет назад частота поступающей информации исчислялась в днях и неделях.

Сегодня же частота получения информации ежеминутная. И к тому же источников поступающей информации огромное множество: кроме бумажных источников, электронная почта, skype, телефон, планшеты, разные мессенджеры и т.д. И весь этот информационный поток просто заваливает человека, который ничего не успевает и не помнит, незавершенные дела постоянно накапливаются.

А когда нужно найти нужный файл с документом, то на его поиски уходит много времени, так как нужно сначала хорошо вспомнить, куда он был помещен. И от этого круговорота, возникает беспокойство и раздражительность.

Для работы с такими информационными потоками нужна правильная организация рабочего процесса.

Одно из основных и действенных правил управления рабочим процессом – это СДЕЛАТЬ ДЕЛО СРАЗУ ЖЕ.

На обработку поступающей информации должно выделяться определенное время. И когда по плану идет работа с входящей информацией, то не нужно ее сначала сортировать, а потом вспоминать в какую папку был положен документ и снова возвращаться и обрабатывать. Обработайте информацию сразу же, если она не требует много времени. А та информация, которая важная и требует детальной проработки, отсортируйте в специально созданные тематические папки, и запланируйте отдельное время для их обработки.

Т.е как только в руки поступила информация и она НЕ требует много усилий и времени для выполнения, сделайте это сразу же, какого бы низкого приоритета она не была, или же удалите ее в корзину, если не собираетесь ее выполнять вообще.

Многие откладывают на потом нежелательную и менее важную работу, которая со временем накапливается, и становиться уже очень срочной и уже требует удвоенного времени на выполнение, в связи с новыми сложностями.

И по этому, что бы не допускать горы не завершенных дел, выполняйте работу сразу же, как только она поступила.
Постоянно и дисциплинированно внедряйте себе эту привычку. Это сэкономит массу времени и повысится личная эффективность.

Многие люди по нескольку раз просматривают одно и то же письмо, и постоянно откладывают на потом из-за низкой приоритетности, позволяя тем самым накапливаться незавершенным делам, которые в будущем станут приоритетными.

Когда у человека много не завершенных дел, его фокус внимания направлен на них, т.е. в прошлое. Вместо того, что бы от настоящего направить свой фокус внимания в будущее, т.е на будущие дела.

Организация рабочего процесса. Как избавиться от не завершенных дел, которых уже накопилось целые горы?

  • Запланируйте себе время, что бы разобрать не завершенные дела.
  • Когда берете в руки первый и верхний документ или открываете электронный файл и если его обработка займет несколько минут, то сделайте это дело сразу же или не выполняйте его вообще и удалите. Не нужно его сортировать. Остальные документы, которые требуют больше времени и усилий, отсортируйте по специально созданным тематическим папкам. Запланируйте на них время подходящее и обработайте их.
  • Когда вы справитесь со всеми не завершенными делами, вы получите внутреннее удовлетворение и сможете спокойно нацелить свой фокус в будущее.
  • Больше всего времени мы теряем из-за того что не приступаем к делу сразу же.
  • Когда, в конце концов, вы беретесь за то дело, что так часто откладывали, то оно зачастую оказывается не так и сложным, как казалось.

Взяв на вооружение подход «Сделать дело сразу же», вы сможете преодолеть желание заниматься не приятными делами. Они уже будут выполнены.

Не прикрывайтесь срочностью других дел, что бы отложить дела текущие. Иначе отложенные дела вскоре станут срочными.

Однозначно, что каждый должен выработать для себя свой индивидуальный подход. Так как, по роду деятельности, у каждого своя специфика работы и специфика выполнения дел. Но принцип «Сделай дело сразу же» должен засесть крепко в голове, который не позволит накапливаться многим делам.